关于做好2023年度档案归档工作的通知

各二级学院、各部门：

按照《高等学校档案管理办法》要求，现就做好我校2023年度档案归档工作通知如下：

一、归档范围

归档范围为本单位2022年度产生的各类重要文件资料和2022年度以前未按时归档的档案、2020年至2022年疫情防控工作产生的各类重要文件资料。为方便各归档单位收集整理文件资料，档案室参照《安康学院各类档案归档范围和保管期限表》，编制了《安康学院各二级单位归档材料清单》（附件1），请各二级单位按照清单进行档案收集归档。

二、归档程序

按照《安康学院文件材料立卷归档程序与要求》（附件2）进行归档，具体程序如下：

1.资料收集、立卷

兼职档案人员对照《安康学院各二级单位归档材料清单》，收集、整理本部门文件材料，文件材料齐全、规范后进行分类立卷。

2.送审和编目

案卷初步组成后，档案室工作人员对案卷进行检查、调整、纠正。兼职档案人员根据指导意见对案卷进一步完善，符合要求后进行档案编目，并在档案管理系统中录入档案目录，要求录入内容、顺序与纸质版完全一致。

3.验收与移交

档案室工作人员对档案材料进行现场验收，交接双方认真核对无误后，进行档案移交。档案移交后，移交单位兼职档案人员和分管档案工作负责人在系统生成的移交目录上签字并加盖部门公章，档案室接收人员核实后签字，由档案室留存备查。

三、归档移交时间

1.二级学院档案移交时间

2.职能部门档案移交时间

四、归档要求

1.各单位要明确分管档案工作领导和兼职档案人员。分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的督促指导和审核把关，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供材料。

3.重要请示类文件材料如已答复，须附上相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

4.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

5.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。

6.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物。（毕业生合影照片以班级为单位收集整理，照片背面打印注明对应人像的教师、学生姓名；公务摄影应刻录光盘移交，并保持光盘内照片信息与卷内目录一致。）

五、档案移交地点与联系方式

移交地点：图书馆二楼东学校综合档案室     联系电话：3291131

附件：1.各类档案归档范围保管期限表

          2.安康学院文件材料立卷归档程序与要求

党政办公室

2023年4月12日